Comment gérer les absences imprévues en entreprise ?

Les droits à l’absence en entreprise : comment mieux gérer le manque d’effectif ?

Il arrive qu’un salarié soit obliger de s’absenter pour des raisons plus ou moins imprévues en dehors de sa vie professionnelle. Et pour une entreprise, l’absence d’un salarié peut avoir des répercussions sur la qualité de la productivité. C’est la raison pour laquelle il est préférable d’adopter une solution pour mieux administrer les absences en entreprise. Dans cet article, nous faisons le point sur le droit à l’absence des salariés et comment une entreprise peut les gérer.

Dans quel cas un salarié peut-il s’absenter de son travail ?

Une absence injustifiée reste une faute grave qui peut aller jusqu’au licenciement en entreprise. Toutefois pour un salarié, il existe de nombreux cas où il est autorisé de s’absenter au travail. Sauf dans certaines conditions, ou dans d’autres où il reste requis d’avoir un justificatif.

         Absence pour événement familial

Les événements familiaux font partie des absences qui figurent dans les droits d’un salarié d’entreprise. Un employé a donc le droit de s’absenter pour un mariage, un PACS, la naissance ou le décès d’un enfant, pour les obsèques d’un conjoint, d’un partenaire ou de n’importe quel membre de la famille proche. Il est aussi possible de s’absenter pour la survenue d’un handicap chez un enfant. Ces cas mentionnés sont d’ordre public. En effet, les cas d’ordre public ne peuvent être refusés par un employeur. Ce dernier n’a pas non plus le droit d’y imposer des conditions particulières.

                        Combien de jours bénéficie-t-on ?

Le nombre de jours pour les congés familiaux peut changer selon l’événement et selon la convention d’entreprise. Mais généralement, il est possible de bénéficier un minimum une journée de congé pour le mariage d’un enfant. Pour l’annonce de la survenue d’un handicap chez un enfant, 2 jours pourront être bénéficiés. 4 pour un mariage ou un PACS et 5 jours pour le décès d’un enfant. Notons que ces chiffres sont les durées minimales imposées par la loi. En fonction de la convention collective dans votre entreprise ou de la décision de l’employeur, il est possible d’en bénéficier davantage.

                        Comment demander une absence pour un événement familial ?

Pour les absences à l’occasion d’un événement particulier, il convient d’emmener une pièce justificative de l’événement pour bénéficier de l’absence. De plus, le droit de travail stipule que pour des raisons familiales, la rémunération n’est aucunement affectée si on prend congé.

         Absence pour maladie ou accident professionnel

Pour les cas d’accident professionnel ou non, ou encore d’un arrêt maladie, il suffit d’un certificat médical attestant l’inaptitude d’exercer un travail pour en bénéficier. Le contrat du salarié va donc être suspendu. Dans la plupart des cas, le salarié pourra bénéficier d’indemnités journalières de la sécurité sociale et même de l’employeur sous certaines conditions.

                        Combien de jours bénéficie-t-on ?

En fonction de l’état de santé du salarié, un arrêt maladie peut aller de 6 mois à 12 mois pendant lesquels le salarié touchera une indemnité de la sécurité sociale et même de l’entreprise. Toutefois, quelques conditions doivent être remplies pour pouvoir bénéficier d’une rémunération supplémentaire.

                        Les conditions des absences maladie

Il est clair qu’un accident ou un arrêt maladie n’est pas un motif de renvoi. Cependant, un employeur d’entreprise peut démontrer qu’une absence prolongée ou fréquente peut perturber la productivité d’une entreprise. Dans ce cas, l’employeur peut envisager un remplacement définitif du salarié. L’employeur peut également exiger que ce dernier fasse une visite médicale pour voir s’il est inapte. Ce motif peut également un prétexte de licenciement.

         Absence pour la préparation d’un examen

Un salarié peut aussi avoir le droit de s’absenter pour la préparation d’un examen. Cependant, il doit avoir en général une ancienneté de deux ans au minimum pour bénéficier de ce congé. L’examen que le salarié doit passer doit cependant figurer dans le répertoire national des certifications professionnelles.

                        Comment demander une absence pour la préparation d’un examen ?

La demande d’absence pour examen se fait auprès de l’employeur au moins 60 jours avant la date du début des épreuves. Le salarié peut également faire sa demande au titre de congé individuel de formation et maintenir sa rémunération. Mais il reste toutefois exigé de l’employé d’emmener une pièce justificative qu’il devra remettre auprès de son employeur.

                        La durée d’un congé pour un examen

En ce qui concerne les demandes d’absence pour examen, la durée inclue également la période nécessaire pour se préparer aux épreuves. Cela peut aller jusqu’à 3 jours en fonction de l’accord de l’employeur.

Choisir un logiciel pour mieux gérer les congés

Les raisons de s’absenter sont nombreuses pour un salarié. Et sans un moyen approprié pour appréhender cette situation, une entreprise peut avoir des difficultés à gérer le manque d’effectifs ou le remplacement de poste. C’est la raison pour laquelle opter pour un logiciel de congés efficace reste la solution la plus opérante pour une entreprise afin de mieux gérer les absences de salariés. Cependant, il existe de nombreux logiciels dédiés à la gestion des congés sur le marché. Il convient donc pour une entreprise de faire un choix judicieux qui sera conforme aux besoins de l’entreprise.

         Comment choisir son logiciel de gestion des congés ?

Choisir une solution numérique pour la gestion des congés nécessite de considérer pas mal de points concernant son entreprise. Il faut donc prendre en compte :

  • Le nombre de personnes qui vont utiliser le logiciel au quotidien
  • Considérer la taille de l’entreprise et trouver la meilleure offre de logiciel adaptée
  • Le besoin de consulter le planning des congés en temps réel
  • Les interconnexions nécessaires
  • Le budget de l’entreprise
  • La prise en main du logiciel
  • Les fonctionnalités supplémentaires du logiciel comme la gestion des temps ou des notes de frais.

Pour être sûr de son choix, il existe des logiciels en ligne proposant une version d’essai gratuite comme le logiciel ManaTime avec lequel on peut avoir toutes les fonctionnalités nécessaires à l’entreprise. C’est un bon moyen de définir les fonctionnalités dont l’entreprise aura besoin mais aussi un moyen judicieux d’évaluer le budget à allouer à cette solution.

         Gestion en ligne des congés

Certes, la gestion des congés est de loin plus difficile que cela ne parait. Les solutions optées par les TPE et PME ne sont d’ailleurs pas les moyens optimaux pour effectuer cette tâche. L’utilisation d’Excel peut présenter des limites. C’est pourquoi la dématérialisation grâce à des logiciels de gestion des congés en ligne reste la meilleure option, même pour les entreprises de taille modeste.

Conclusion

Les absences des salariés peuvent être catégorisées en deux parties : celles qui sont prévues par la loi comme les événements familiaux ou arrêt maladie, et celles qui ne le sont pas. Mais qu’importe la raison de l’absence, il reste exigé pour une entreprise d’utiliser un outil efficace pour mieux gérer les absences. Les logiciels de gestions de congés, facilitant les échanges et optimisant les demandes sont des outils indispensables tant pour le salarié que l’employeur. C’est un bon moyen pour ne pas mettre en risque la productivité de l’entreprise.

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